Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin Etkin Olarak İşletmelerde Kullanılmaması
Hangi nedenle olursa olsun, ister ihalelere girmek için, ister prestij, ister zorunluluk ya da gerçekten Kalite Yönetim Sistemlerinin faydalarını görmek için hiç düşündünüz mü başta ISO 9001: 2008 yönetim sistemleri olmak üzere neden bu sistemler hayatımıza girmiş?
Kalite Yönetim Sistemleri ilk defa karşımıza Sanayi Devrimi sonrası çıkıyor ve akabinde Japonya’da uygulanmaya başladığı biliniyor.
Süreç içinde ise başta Avrupa olmak üzere dünya genelinde yaygınlaşmaya başlıyor. Tüm kalite yönetimlerinde majör ve minör dokumanlar var. Majör dokumanlar mutlaka uygulanması gerekli olan sistem üniteleri. Minör olanlar ise uygulanmasında fayda olan, firmayı geliştirici özelliği olan ama mutlak gereklilik taşımayan konular. Örneğin iç tetkik ve düzeltici, önleyici faaliyet prosedürleri zorunlu iken, müşteri memnuniyet anketi, iç kaynak prosedürleri zorunlu değil. Ama uygulanmasının firmalara katkısı olduğu açık.
Her ne kadar zorunlu olsa bile düzeltici ve önleyici faaliyetler başta olmak üzere iç tetkik, yönetimin gözden geçirmesi de çoğunlukla kağıt üzerinde kalıyor ve kullanılmıyor.
Bunun için ise firmaların kendilerince bahaneleri var ama işin özünde inanmamak var. Kimse düzeltici ve önleyici faaliyetler ile sistemin yürüyeceğine küçük ölçekli firmalarda inanmıyor, inanmayınca da uygulanamıyor.
Bir diğer neden belki de bu alanda çalışan ve kalite yönetim temsilcisi olarak atanan kişilerin bu işe gerçekten inanmaması ve esnek davranması.
Tüm bunlara ilaveten firmalarda kalite bilinci de gelişmeyince gelinen noktada kalite yönetim sisteminin diğer başlıklarında olduğu gibi bu başlık da etkin kullanılmıyor.
Peki uygulanmayınca ne oluyor. Firmalara hiçbir şey olmuyor gibi görünse de aslında firmalar o küçük ölçekli firma olmaktan çıkıp Uluslar arası arenada lider olabilecek konuma gelemiyor. Aksayan kısımları dikkatle irdelemediklerinden olması muhtemel ve oluşan hataların önüne geçemiyorlar ve kimi zaman o hatalar kangren olan yaralar haline gelebiliyor.
İyileştirme yapılmayan her durum ise ilerlemenin önüne geçiyor ve firmaların sadece kurumsallaşması değil, rakip firmalarla savaşmasının da önünde ciddi bir handikap yaratıyor.
Hataların doğru analiz edilirse firmaların gelişimini sağlayacağının göz ardı edilmesi kimi zaman geri dönüşü olmayan yollara girilmesine neden oluyor.
O yüzden tüm bunları göz önüne alarak sistem içinde iş yükünü artırmayan ama mutlaka gündelik iş yaşamının bir doğal argümanı olacak şekilde düzeltici ve önleyici faaliyetleri firma içinde kaç bölüm varsa( satın alma, tasarım, montaj, imalat, pazarlama, insan kaynakları vb) hepsinde uygulanabilir hale getirmek gerekiyor.
Örneğin 0 hata ile üretim yapabilmek, müşteri memnuniyetini artırmak ve/veya satın alma giderlerini yükselen enflasyon oranlarına rağmen azaltmak için DÖF’lerin etkin kullanılması şart.
Bunun kullanılmasını sağlamak ise başta Kalite Yönetim Temsilcisinin ve şirket üst yönetiminin görevi.
Ayrıca kalite yönetim temsilcisi bu konuda tam yetkilendirilmeli ve tamamen bağımsız olarak çalışması sağlanıp desteklenmeli.